Questões de Concurso
Comentadas sobre microfilmagem e automação em arquivologia
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O documento digital pode ser transferido ou recolhido em qualquer formato à instituição arquivística pública.
Os procedimentos de transferência e recolhimento de documentos digitais às instituições arquivísticas públicas são completamente diferentes dos adotados para os documentos em outros suportes documentais.
Por motivo de segurança, é imprescindível que o órgão ou entidade que transfere ou recolhe documentos arquivísticos digitais mantenha, permanentemente, uma cópia desse material.
A presunção da autenticidade dos documentos digitais transferidos ou recolhidos à instituição arquivística pública é feita a partir de informações, principalmente dos metadados relacionados aos documentos digitais, tais como: nome do autor, nome do destinatário, assunto, data de produção, entre outros.
Na listagem descritiva para transferência ou recolhimento de documentos digitais de arquivo, dispensam-se as informações relacionadas às eliminações realizadas.
Os documentos digitais acumulados pelos órgãos da administração pública federal devem ser enviados em mídias ou protocolos de transmissão previstos pelas normas do Arquivo Nacional.
Incluem-se, entre os exemplos de metadados de documentos digitais, o código de classificação, a tipologia documental e o contexto tecnológico.
Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo.
São requisitos funcionais de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos a utilização de padrões abertos, independência de fornecedor e integração de sistemas com legados.
Todos os documentos digitais, por suas características, independentemente da sua natureza arquivística, devem ser incluídos nos programas de gestão de documentos.
Documento arquivístico digital é o documento de arquivo codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional.
A avaliação e a destinação dos documentos digitais são feitas a partir de instrumento de avaliação próprio, diferente da tabela de temporalidade.
Os documentos oficiais ou públicos podem ser eliminados logo após a finalização do processo de microfilmagem, sendo desnecessário, nesse caso, registro na tabela de temporalidade.
De acordo com a legislação arquivística, os documentos permanentes, ainda que microfilmados, não podem ser eliminados.
A microfilmagem deve abranger, em todo território nacional, todos os documentos oficiais ou públicos de qualquer espécie, com restrição apenas a alguns suportes materiais da informação.
Para efeito de segurança, é necessária e obrigatória a extração de filme cópia do filme original.
De acordo com o roteiro de sinaléticas, o número do filme deve ser resultado da composição do código de classificação de documentos com um número sequencial.
No processo de microfilmagem de documentos arquivísticos, adotam-se símbolos constantes na ISO 9878/1990 bem como o seu roteiro de sinaléticas.
O suporte óptico, assim como o suporte magnético, sofre influência das ondas magnéticas; portanto, não pode ser exposto a campos magnéticos.
Partículas magnéticas, aglutinante e suporte são fontes potenciais de falha para um meio de fita magnética.