Leia o texto a seguir.

“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”

    Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal. 1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa, 2017, p. 340.

Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:

Leia o texto e observe figura a seguir.

“[...] os documentos originais podem ser digitalizados dentro ou fora da instituição produtora. Se adotada a digitalização na instituição produtora, o procedimento ainda pode ser executado de forma centralizada ou descentralizada.”

    Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021. p. 12

Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021. p. 13.

Considerando a publicação do CONARQ Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020, em especial aquelas destinadas ao processo de digitalização centralizado na instituição produtora (conforme esquematizado na figura acima), identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) Os processos de 1.1, 1.2 e 1.3 são compostos por atividades relacionadas às fases de recepção, conferência e preparação dos documentos originais pela UTD.

( ) Nos processos 1.4 e 1.5, é atribuída a presunção de autenticidade ao representante digital e inicia-se a gestão do representante digital pelos sistemas informatizados institucionais.

( ) Nos processos 1.6 e 1.7, é importante utilizar boas ferramentas computacionais de composição do documento digitalizado em seu formato final e de autenticação digital, utilizando a ICP-Brasil para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

( ) No processo 1.8, é fundamental selecionar um escâner apropriado e configurar no software de digitalização os metadados automatizados de identificação e indexação.

( ) No processo 1.9, é preciso verificar a integridade da organização física dos documentos originais digitalizados e a integridade física dos documentos originais.

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

No arquivo, a leitura cuidadosa dos documentos no intuito de verificar a presença de antecedentes, a entrada que lhe será conferida bem como a necessidade da realização de referências cruzadas, é denominada:

Em 1989, Rhoads realizou um estudo do Programa de Gestão de Documentos e Arquivos (RAMP), por meio da Divisão do Programa Geral de Informação da UNESCO, e se tornou um referencial inicial para a arquivologia moderna, especialmente no que tange aos aspectos essenciais de compreensão da gestão documental. O referido Programa, por sua vez, trouxe uma sequência de ações essenciais ao controle da criação dos documentos. Com base nessa grande função arquivística, que é a criação/produção de documentos, analise as assertivas abaixo:
I. A criação de documentos constitui a primeira fase da gestão, pois é a partir dela que se evitará a criação de documentos não essenciais, reduzindo-se o volume dos que serão guardados, controlados, armazenados e eliminados.
II. A gestão dos formulários constitui parte integrante de uma gestão de documentos de arquivo, pois é a partir dela em que são estabelecidas ações de controle sobre o número de exemplares que deverão ser preparados e arquivados, além de se promover um sistema de formulários uniforme.
III. A gestão de correspondências constitui ferramenta essencial à gestão de documentos de arquivo, pois se ocupa da qualidade e da duração dos materiais de registro, especialmente das cópias e dos documentos enviados, além de assegurar que o fundo e a forma sejam adequados.

Quais estão corretas? 

Acerca da gestão de documentos no âmbito dos arquivos, analise as assertivas abaixo e assinale V, se verdadeiras, ou F, se falsas.
( ) A gestão de documentos é compreendida, a partir da Lei nº 8.159/1991, como sendo parte do dever do Poder Público, bem como a proteção especial a documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico. ( ) De acordo com Duranti (1989), a gestão de documentos e a diplomática estão intrinsecamente ligados, pois ambas contribuem para a criação de regras capazes de regerem a gênese documental. ( ) A classificação e a avaliação não são funções que permeiam o processo de gestão documental, como observa-se na definição estabelecida pela Lei nº 8.159/1991. ( ) O controle do ciclo de vida dos documentos é um dos principais objetivos da gestão de documentos, compreendendo um conjunto de operações técnicas que são desenvolvidas desde a produção até a destinação dos documentos de arquivo.
A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

No que concerne ao registro e ao controle de material gravado em áudio e vídeo, a gestão de documentos digitais

Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Avalie as opções a seguir marque a opção CORRETA sobre documentos e arquivos públicos.

Os documentos que possuem valor histórico, probatório e informativo, que NÃO são necessários ao cumprimento de atividades administrativas diárias, são os da seguinte idade:

É importante que o responsável pelo planejamento e pelo controle documental tenha bons conhecimentos de arquivística. Entre suas responsabilidades, está o cumprimento de prazos de guarda dos documentos, o qual deve ser estabelecido pela

O serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos é denominado

Sobre a gestão documental, assinale a afirmativa INCORRETA.

Quais as principais funções da Gestão Documental? 

Gestão documental, trata-se: 

O quê os procedimentos da gestão documental visam: 

O que é gestão documental: 

Preencha a lacuna do texto a seguir.
Considera-se ____________ o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
BRASIL. Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991.
O termo que preenche corretamente a lacuna é

As sucessivas fases por que passam os documentos desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação referem-se 

Em relação às operações e ações no processo de gestão de documentos e arquivo, relacione as colunas 1 e 2 abaixo.

Coluna 1 Operação/ação

1. Arranjo

2. Apensação

3. Descrição

4. Suporte

5. Tramitação

Coluna 2 Definição

( ) Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo das unidades de arquivamento, representam-nas nos instrumentos de pesquisa.

( ) Sequência de operações que, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido, visa à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se de diferentes métodos.

( ) Material sobre o qual são registradas as informações.

( ) Juntada, em caráter temporário, feita com o objetivo de elucidar ou subsidiar a matéria tratada, conservando cada processo a sua identidade e independência.

( ) Curso do documento, desde a sua produção ou recepção, até o cumprimento de sua função administrativa.

Assinale a alternativa que indica a sequência correta, de cima para baixo.