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Os arquivos tornam-se referência privilegiada para tomadas de decisão baseada em precedentes. Em outras palavras, são a base para a administração e para toda a jurisdição que não tenha um respaldo baseado em um corpo jurídico. 

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Os arquivos públicos são conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições governamentais, não governamentais, famílias ou indivíduos em decorrência de suas funções específicas administrativas, jurídicas ou legislativas. 

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A intenção de um arquivo é ser o espelho da sociedade que o constituiu, o conserva e o explora para fins exclusivamente econômicos.

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O termo "arquivo" pode ser utilizado para designar um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 

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O termo “arquivo” pode ser utilizado para designar uma instituição ou um serviço que possui a finalidade da custódia, do processamento, da conservação e do acesso a documentos.

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O termo "arquivo" pode ser utilizado para designar um móvel que é destinado à guarda de documentos. 

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Os arquivos especializados são um conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por instituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrência de suas atividades específicas, e que possuam uma relação orgânica perceptível através do processo de acumulação. 

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Os arquivos constituem-se na memória do Estado, assim como cada pessoa organiza, por si mesma, os seus arquivos particulares como memória de sua própria atividade ou de sua família. 

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A imperatividade é a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora /acumuladora em suas relações internas e externas.