Questões de Concurso
Comentadas sobre classificação dos arquivos em arquivologia
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Os documentos públicos, de acordo com a Lei dos Arquivos, podem ser identificados como especiais ou nato digitais.
Os documentos públicos incluem os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público e por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
Situação hipotética: Uma instituição de ensino, com unidades em várias regiões do país, possui um arquivo geral que centraliza os documentos de todas as suas unidades vinculadas. Assertiva: Nessa situação, a criação desse arquivo geral deu-se em função da classificação dos arquivos pela natureza dos documentos.
Segundo a abrangência de atuação dos documentos, os arquivos podem ser classificados como especial e especializado.
No que se refere aos estágios de sua evolução, os arquivos podem ser classificados em arquivos de primeira idade, arquivos de segunda idade e arquivos de terceira idade, ou seja, arquivos correntes, intermediários e permanentes.
É adequado manter em arquivos intermediários os documentos contábeis de uma organização raramente consultados, uma vez que os órgãos que os produziram podem solicitá-los a fim de verificar possíveis irregularidades.
Arquivos com comprovantes de recolhimento das obrigações sociais de uma empresa, relativos ao ano em curso e frequentemente requisitados pelos órgãos fiscalizadores, são denominados arquivos correntes.
A definição da permanência de documentos em arquivos correntes e em arquivos intermediários ocorre em função da frequência de documentos acumulados; sendo assim, os documentos mais recentes devem ser mantidos em arquivos correntes e os mais antigos em arquivos intermediários.
São documentos públicos os produzidos e recebidos por agentes do poder público no exercício de cargo público ou função pública, ou os decorrentes desse exercício.