Assinale a alternativa que completa corretamente a lacuna. _____________________ os métodos de classificação podem ser divididos em três tipos: funcional, organizacional e por assuntos.

Para que tenha organização no ambiente de trabalho e rastreabilidade rápida e fácil, o(a) secretário(a), ao fazer a gestão dos documentos, deve utilizar o método de arquivamento e classificá-los de forma adequada.

Essas formas são:

Acerca dos serviços de arquivos, analise as assertivas a seguir e aponte a respectiva sequência de alternativas VERDADEIRAS (V) ou FALSAS (F).

( ) A centralização documental deve ser aplicada apenas à fase permanente.

( ) A descentralização documental deve ocorrer apenas na fase permanente.

( ) A descentralização documental pode ocorrer apenas na fase corrente.

( ) A descentralização pode resultar em formas diferenciadas de gestão documental dentro da própria organização

De acordo com o suporte e gênero documental, os documentos podem ser subdivididos segundo o gênero, a natureza, e suporte. Relacione a primeira coluna de acordo com a segunda coluna e assinale a alternativa CORRETA quanto ao gênero dos documentos.

I. Textuais

II. Filmográficos

III. Cartográficos

IV. Iconográficos

V. Informáticos

VI. Micrográficos

( ) Fitas VHS

( ) Pendrive

( ) Atlas

( ) Circular

( ) Jaqueta

( ) Ata

( ) Microfilme

( ) Mapas

( ) Disquete

( ) Gravura

Os arquivos são classificados quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Essa classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ou, ainda, teoria das três idades. Leia as seguintes afirmativas.

I. Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam sua prescrição, quando serão submetidos à destinação final (que é a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente).
II. A destinação final é determinada a partir da existência ou não do valor primário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação.
III. Os processos mais indicados para a eliminação de documentos são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a esse processo.

Pode-se afirmar que:

No estudo da arquivologia, os documentos de arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Com base na classificação quanto à espécie, à tipologia, à natureza do assunto, à forma e ao formato, assinale a alternativa correta.

A arquivologia é o estudo, o conhecimento, a ciência ou o tratado relativo à organização dos arquivos, por isso o arquivista é o profissional responsável por identificar, organizar, avaliar, preservar e restaurar documentos. Dessa forma, no estudo da arquivologia, os documentos de arquivo são classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Com base nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Sobre a classificação dos gêneros dos documentos, assinale a alternativa correta.

Analise as afirmativas a seguir em relação aos conhecimentos relativos a arquivos:

I. Existem três tipos de arquivos públicos: correntes, temporários e permanentes.
II. O arquivo precisa ser organizado de forma que proporcione condições de segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
III. O arquivo ativo guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou de referência.
IV. A microfilmagem proporciona ganhos em espaço, peso e tamanho dos arquivos.
V. No arquivamento por nome da pessoa, deve constar em primeiro lugar o nome e após o sobrenome.

Assinale a alternativa CORRETA.

Quanto à classificação dos arquivos, analise as afirmativas a seguir.

I. Um arquivo pode ser classificado de acordo com a extensão da atenção, podendo ser especial ou especializado.

II. Um arquivo pode ser classificado de acordo com a entidade criadora em público, institucional, comercial ou pessoal.

III. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

IV. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).

Marque a opção CORRETA.

Os arquivos são considerados especiais, quando possuem, sob sua

Os documentos apresentam elementos característicos comuns, entre os quais: suporte, forma, formato e gênero. Assinale a alternativa na qual um exemplo de cada elemento característico mencionado aparece, respectivamente, na ordem informada.

Assinale a alternativa que apresenta um exemplo de formato documental.

A identificação de tipos documentais constitui a base do trabalho arquivístico. Eles formam as séries que, por sua vez, podem ser tipológicas ou por espécie. Assinale a alternativa que apresenta uma série documental tipológica.

Por mais variados que sejam, os documentos costumam apresentar elementos característicos comuns. Dentre esses elementos comuns, assinale aquele cuja definição técnica é a configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.

A figura acima retrata um gênero de documento do tipo:

Conforme suas características, forma e conteúdo, os documentos podem ser classificados segundo o gênero e a natureza do assunto. Considere as seguintes definições, quanto ao gênero dos documentos.

I. Documentos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas (rolo, microficha, jaqueta, cartãojanela).

II. Documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras).

III. Documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).

Essas definições correspondem, respectivamente, a documentos:

O documento digital pode ser gerado de três formas: por meio de sistemas informatizados através de dados contidos em sistemas gerenciadores de banco de dados, por processo de digitalização e/ou diretamente com o uso de um software de sistema específico. Os suportes mais comuns utilizados para o armazenamento de documentos digitais são: suporte magnético, óptico ou virtualmente na nuvem. São suportes ópticos de armazenamento de documentos digitais, exceto:

Os documentos podem ser classificados segundo o gênero e natureza do assunto (PAES, 2004).
Nessa temática, relacione a COLUNA II de acordo com a COLUNA I, de acordo com à classificação dos documentos.
COLUNA I
1. Gênero 2. Natureza
COLUNA II
( ) Ostensivos ( ) Cartográfico ( ) Confidencial ( ) Iconográfico ( ) Sigilosos ( ) Sonoros ( ) Reservado ( ) Secreto ( ) Informáticos
Assinale a sequência CORRETA.

Leia o texto a seguir.

De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, e sua representação nos diferentes suportes ou formatos, os documentos de arquivo podem ser caracterizados por gênero, espécie, tipo e natureza do assunto.
Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 12.
Considerando o texto acima, analise as afirmativas abaixo.
I. Regimento e contrato são exemplos de gênero. II. Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. III. Documento digital, documento eletrônico e documento textual são espécies documentais.
Estão INCORRETAS as afirmativas:

Leia o texto a seguir.

Documento é toda unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.

Fonte: ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Gestão de documentos: curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011, p. 10.

Considerando o texto acima, assinale a alternativa que APRESENTA o conceito de suporte.