O Ciclo Vital dos documentos compreende três idades, sendo que cada uma das idades está relacionada com a função do documento. Nesse sentido, leia as opções abaixo e, depois, marque a alternativa que corresponde à CORRETA.

I. 1ª idade: arquivo corrente ou ativo. Nesta idade, os documentos são caracterizados como de uso funcional, administrativo e jurídico. Além disso, a pesquisa à informação encontra-se aberta ao público em geral.

II. 2ª idade: arquivo intermediário ou semiativo. Nesta idade, de acordo com alguns autores, os documentos são submetidos à Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, ou seja, os documentos aguardam seus prazos de vida ou de recolhimento.

III. 3ª idade: arquivo permanente ou inativo. Nesta idade, os documentos já passaram pelo uso primário e passam a ter um uso mais relacionado à pesquisa, à cultura, à sociedade em geral, tornando-se fontes para diversas ciências.

Dentre as opções acima, quais estão CORRETAS?

Leia o texto e marque, abaixo, (V) para verdadeiro ou (F) para falso.

No que tange às atividades do processo de gestão de documentos e informações (Moraes; Oliveira, 2015), o profissional de secretariado exerce funções que facilitam a integração entre os agentes organizacionais e a coleta de informações para consecução de objetivos e metas. Quando o profissional atua nessa dimensão, são observáveis resultados que evidenciam o(a)

( ) aumento da eficiência, eficácia e assertividade organizacional.

( ) aperfeiçoamento da gestão de dados, informações e conhecimento.

( ) fortalecimento de práticas produtivas e de cooperação intersetorial.

( ) integração de estratégias, programas, projetos e atividades operacionais.

A sequência correta é

“As rotinas de protocolo envolvem várias atividades, desde a entrada de correspondência, documentos e processos – pelas formas descritas a seguir – passando pelo seu manuseio, tratamento, análise, inserção de dados” em sistemas (BRASIL, 2010, p. 25). Considerando as rotinas de protocolo, relacione as atividades às respectivas descrições.

1. Destino

2. Triagem

3. Cadastramento

4. Análise documental

5. Recebimento eletrônico

( ) Consiste na verificação prévia de toda documentação que será protocolada, separada e registrada.

( ) Trata-se de órgão ou unidade, interna ou externa, ou usuário para o qual o documento ou processo será enviado.

( ) Compreende a única forma de garantir com segurança que um sistema reflita a localização de documentos e processos.

( ) Contempla atividade de inserção dos dados de um documento em sistema, visando a controlar sua movimentação.

( ) Contempla rotina de verificação, comparação, comprovação, envio para expedição, registro do recebimento, entre outras.

( ) Constitui viabilização de todas as ações e decisões tomadas a partir das informações contidas no documento e inseridas no sistema.

( ) Compreende a extração de informações-chave, tais como tipo, número, origem e data, que permitirão a identificação de documentos.

A sequência correta é

Quanto aos serviços de arquivo, eles compreendem desde os procedimentos de registro (protocolo), o arquivo, assim como os equipamentos necessários, mobiliário a ser utilizado, material de consumo, recursos humanos, infraestrutura, entre outros serviços. Nesse sentido, pode-se considerar que no âmbito do arquivo compete ___________. Marque a opção que completa a frase.

O denominado ciclo vital de documentos, promulgado pelos autores Schellenberg e Posner, pode ser definido como “ ... sucessão de fases por que passam os documentos ativo, semiativo, inativo), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final eliminação ou guarda permanente)” (BRASIL, 2005). É INCORRETO afirmar que:

A literatura arquivística tradicionalmente associa a teoria das três idades ao ciclo vital dos documentos, devido a:

Constitui-se de documentos em curso como plano de partida ou prosseguimento de planos para fins de controle ou tomadas de decisões da administração. Trata-se do arquivo

Arquivo é um conjunto de documentos, produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. A Tabela de Temporalidade registra o ciclo dos documentos e sua função é determinar o prazo de guarda dos documentos, além de definir critérios para eliminação, transferência, microfilmagem ou digitalização, feitos por meio de uma análise documental sobre a importância, a legalidade e a necessidade. De acordo com essa tabela, o arquivo que é definido como “conjunto de documentos consultados frequentemente, em tramitação ou não, indispensáveis à manutenção das atividades quotidianas, devendo ser de fácil acesso fisicamente ou digitalizados” é denominado de:

Dadas as afirmativas sobre as atividades dos protocolos,

I. Registro é a reprodução dos dados do documento, feito em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas caraterísticas fundamentais aos interessados.

II. Desapensação é a decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação que pode ser favorável ou desfavorável à pretensão pelo administrador.

III. Distribuição é a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nela tratada.

IV. Tramitação é a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

verifica-se que está(ão) correta(s)

Atualmente, as organizações utilizam sistemas informatizados nos serviços de Protocolo. Esse recurso pode melhorar o controle do trâmite e consequentemente diminuir o tempo de localização dos documentos. Entretanto, uma falha de registro na movimentação dos documentos aumenta muito o risco de não o localizar. Quais procedimentos o Arquivista responsável pelo Protocolo deve adotar para garantir o perfeito registro dos movimentos dos documentos no sistema informatizado?

A respeito dos arquivos públicos é CORRETO afirmar que:

Dentre as alternativas abaixo, todas descrevem atividades de controle de protocolo, exceto:

São atividades de protocolo, EXCETO:

Aparecida é secretária de um escritório de contabilidade e, além de outras atribuições, é responsável pela gestão dos arquivos da empresa. Considere que Aparecida tem duas pilhas de documentos que devem ser arquivados de acordo com o ciclo de vida documental. Uma das pilhas trata-se de documentos originários de arquivo corrente, com uso pouco frequente; a outra pilha trata-se de documentos estritamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais foram produzidos e recebidos no cumprimento de atividades fim e meio, sendo frequentemente utilizados para consulta. Assim, considerando a teoria das três idades, o arquivamento será feito na seguinte classificação, respectivamente:

Os documentos de arquivo passam por três fases distintas, designadas pela Arquivologia como Arquivos Correntes, Arquivos Intermediários e Arquivos Permanentes. Sobre a última fase é CORRETO afirmar:

Sobre os Arquivos Permanentes e as atividades que nesta fase devem ser executadas é INCORRETO afirmar:

Os arquivos são classificados quanto ao estágio de evolução de seus documentos, em correntes, intermediários ou permanentes. Essa classificação é conhecida como ciclo vital dos documentos ou, ainda, teoria das três idades. Leia as seguintes afirmativas.

I. Nos arquivos intermediários, os documentos aguardam sua prescrição, quando serão submetidos à destinação final (que é a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente).
II. A destinação final é determinada a partir da existência ou não do valor primário (histórico). Os documentos destituídos de valor histórico devem ser destinados à eliminação.
III. Os processos mais indicados para a eliminação de documentos são a fragmentação e a maceração (reciclagem). Antes de eliminados, deve-se elaborar a listagem de eliminação de documentos, que conterá a relação de todos os documentos submetidos a esse processo.

Pode-se afirmar que:

Dadas as afirmativas relativas a arquivamento,
I. Todas as pessoas têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral contidas em documentos de arquivos, que deverão ser prestadas nos prazos estabelecidos por lei. II. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público deve ser realizada por meio de autorização da instituição arquivística pública de acordo com a sua específica esfera de competência. III. Nos órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de arquivamento intermediário, as unidades organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central funciona como arquivo intermediário. IV. Os arquivos públicos são aqueles documentos produzidos e recebidos exclusivamente por órgãos públicos no âmbito federal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
verifica-se que estão corretas apenas

Sobre a atividade de descrição de documentos dos arquivos permanentes, é INCORRETO afirmar que

De acordo com Bellotto são documentos considerados como de guarda permanente para o Arquivo Nacional brasileiro, exceto: