Aquisição, registro, guarda e conservação de livros, folhetos, jornais, revistas e outras publicações, bem como de álbuns de fotografias, de dispositivos ou de recortes, controlando seu empréstimo e utilização, estão entre as competências do Auxiliar Administrativo. Quanto ao estágio de evolução dos documentos (ciclo de vida), os arquivos se classificam em: correntes (arquivos de primeira idade), intermediários (arquivos de segunda idade) e permanentes (arquivos de terceira idade). Na distribuição dos documentos nos arquivos de 1ª, 2ª e 3ª idades (corrente, intermediário e permanente) há que se observar, em primeira análise, a importância que um documento apresenta e que justifica sua preservação e guarda em um arquivo. É o chamado valor do documento, que pode se apresentar de duas formas: primário ou secundário. Considerando-se o valor primário, analise as afirmativas.

I. Entende-se por documento de valor primário aquele que atende às necessidades da instituição em seu dia a dia, ou seja, o documento que ainda serve para fins administrativos, legais ou jurídicos e que pode, a qualquer momento, ser solicitado para resolver alguma pendência funcional.

II. Na prática, todo documento nasce com valor primário, que também é comumente chamado de valor administrativo, devido a suas características. Durante um determinado período, que varia de documento para documento, esse valor desaparece. É a chamada prescrição do documento.

III. Os arquivos correntes (1ª idade) e intermediários (2ª idade) são os responsáveis pela guarda dos documentos desde o momento de sua criação até a prescrição para fins administrativos. 

Pode-se afirmar que: 

Segundo Medeiros e Hernandes (2010), nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de arquivos em que o documento público é controlado desde sua produção. Esse sistema é conhecido como a teoria ______________________, concepção moderna de arquivística.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna do trecho acima.

Que tipo de arquivo possui as características descritas abaixo?

A preservação da memória, a burocracia, o uso aumentado das tecnologias e das informações conduzem ao aumento dos arquivos que têm um ciclo de vida. Em relação a essas fases, marque abaixo a alternativa CORRETA:

A teoria arquivística, conforme Heloísa Bellotto (2006), recomenda que o processo de avaliação documental ocorra na fase:

BELLOTTO, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4ª ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2006.

Faça a correta associação entre os conceitos a seguir, e aponte a sequência numérica CORRETA:

(1) Arquivos correntes.

(2) Arquivos intermediários.

(3) Arquivos permanentes.

(4) Teoria das Três Idades.

( ) Classificação de arquivos conforme uso e valor.

( ) Documentos semiativos, possuidores de valor primário.

( ) Documentos ativos, que geralmente são utilizados frequentemente.

( ) Documentos arquivados de modo definitivo, não podendo ser eliminados.

Reis (2012) explica os valores primário e secundário dos documentos. Em relação ao valor documental:

(REIS, L. Arquivologia Facilitada. Rio de Janeiro: Elsevier, 2012).

São documentos de guarda permanente, EXCETO:

O ciclo de vida dos documentos ou teoria das 3 idades visam estabelecer prazos para a guarda dos documentos ou eliminação, contribuindo para a eficiência administrativa e preservação do patrimônio documental. Escolha a alternativa correta que corresponde a idade e a fase do ciclo de vida do documento.

Os cinco setores em que Paes (2008) distribuiu as atividades dos arquivos correntes são:

Considerando as três idades dos arquivos, descritas por Marilena Leite Paes, em sua obra “Arquivo: teoria e prática” (2008), relacione a segunda coluna de acordo com a primeira:

COLUNA 1

(1) Arquivos de primeira idade

(2) Arquivos de segunda idade

(3) Arquivos de terceira idade

COLUNA 2

( ) também chamados de correntes.

( ) também chamados de permanentes.

( ) também chamados de intermediários.

( ) compostos de documentos transitórios.

( ) compostos de documentos que não necessitam serem conservados próximos aos escritórios.

( ) compostos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, conservados em razão de seu valor histórico ou documental.

A sequência correta é

Com relação ao estágio de evolução, os arquivos classificam-se em:

O processo de gestão documental inicia na entrada do documento, denominada protocolo. Sobre o protocolo de documentos, é correto afirmar que consiste

De acordo com Bellotto (2006), o arquivo intermediário é aquele em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico-administrativo. Porém, o seu produtor ainda pode utilizá-los.

Analise as características em relação aos arquivos intermediários e assinale com “V” as VERDADEIRAS e com “F” as FALSAS, assinalando a seguir a alternativa CORRETA na sequencia de cima para baixo.

( ) Permanecerão em um arquivo que já centraliza papéis de vários órgãos, porém sem misturá-los ou confundi-los.

( ) É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, que determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função.

( ) Permanecerão em um arquivo que descentraliza papéis de vários órgãos, porém sem misturá-los ou confundi-los.

( ) Permanecerão em arquivos que centralizam papéis de vários órgãos, não se preocupando em misturá-los ou confundi-los.

( ) É nessa fase que os documentos são submetidos às tabelas de temporalidade, no entanto, estas não determinam seus prazos de vigência e de vida, segundo as respectivas tipologia e função.

A Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 07 de outubro de 2015, define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. Em relação aos procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo conforme esta Portaria, é CORRETO afirmar que:

I. Consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes.

II. Os órgãos e entidades da Administração Pública Federal, conforme normativas específicas, deverão atribuir um Número Único de Protocolo - NUP para todos os processos, bem como para os documentos avulsos que se enquadrem nos seguintes casos: documento avulso produzido no âmbito do órgão ou entidade e que demande análise, informação, despacho, parecer ou decisão administrativa e que necessite de tramitação; ou documento avulso produzido no âmbito de outro órgão ou entidade e que não tenha recebido NUP na origem.

III. Recebimento, classificação e registro: nas hipóteses de sigilo da informação, o tratamento dos documentos digitais e não digitais,avulsos ou processos, deve observar o disposto na legislação específica em vigor.

IV. Separar os documentos avulsos de caráter oficial daqueles de caráter particular. Os de caráter particular seguirão os procedimentos determinados pelo órgão ou entidade.

V. Verificar se o documento, avulso ou processo, está acompanhado do(s) respectivo(s) anexo(s) e/ou se consta(m) o(s) volume(s) indicado(s) e, caso não conste(m), comunicar ao remetente para que seja providenciado o envio dos itens não enviados anteriormente.

Assinale a alternativa em que (todas) a(s) afirmativa(s) está(ão) CORRETA(S):

Marilena Leite Paes (2004) julga oportuno distribuir em cinco setores distintos as atividades dos arquivos correntes. Assinale a alternativa que corresponde a esses cinco setores, conforme a autora.

I. Protocolo; expedição; arquivamento; empréstimo e consulta; destinação.

II. Expedição; empréstimo e consulta; protocolo; arquivamento; descrição.

III. Arquivamento; expedição; empréstimo e consulta; protocolo; restauro.

IV. Expedição; arquivamento; protocolo; arranjo e empréstimo; consulta.

V. Expedição; protocolo; arquivamento; descrição; arranjo.

Assinale a alternativa em que todas as afirmativas estão INCORRETAS:

Sobre o ciclo dos arquivos, assinale a alternativa INCORRETA:

Arquivos de valor permanente, públicos e privados, acumulados no âmbito de um país, de um estado ou de um município. Chamamos este conjunto de arquivos de patrimônio

Liberalli, em 2004, disse o seguinte: "Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (na frase corrente e na intermediária, em obediência à Tabela de Temporalidade), obedecendo a critérios que respeitam o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente”. Qual das alternativas a seguir corresponde corretamente a esse conceito.