Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei de Arquivos nº 8.159/1991). Acerca desse assunto, assinale a alternativa correta.

A gestão da qualidade é composta por critérios que orientamuma eficaz gestão de documentos. Esses critérios estão relacionados ao controle dos documentos que envolvem processos como elaboração; recebimento e verificação; registro e validação. Entre esses critérios, temos:

A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida dos documentos em três fases ou idades. A fase da segunda idade ou intermediária diz respeito:

Especificamente, os arquivos de instituições públicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judiciárias ou legislativas, são classificados em três espécies:

Sobre o material a ser arquivado e a teoria das três Idades, assinale a opção INCORRETA.

Sobre arquivo, analise as afirmativas a seguir e marque (V) para as VERDADEIRAS e (F) para as FALSAS.

( ) O arquivo permanente é constituído essencialmente de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, mas que devem ser conservados em razão do seu valor histórico.

( ) O método de arquivamento alfanumérico, que consiste na combinação de letras e números, pertence ao sistema indireto.

( ) A classificação de documentos de arquivo é realizada a partir de um instrumento específico para essa tarefa denominada Tabela de Temporalidade.

Assinale a opção que apresenta a sequência CORRETA.

Os arquivos permanentes:

____________________ é instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.

A alternativa que preenche, corretamente, a lacuna do trecho acima é 

Assinale a alternativa que se refere ao ciclo vital dos documentos que compreende a teoria das três idades, visando à redução da massa documental:

O serviço de arquivamento bem organizado tanto na forma organizacional quanto na informatizada possui valor inestimável, uma vez que se refere à memória viva da instituição. Sobre o arquivo, assinale a afirmativa INCORRETA.

Dentro de uma organização, o local onde o acervo documental é arquivado e conservado pode receber denominações específicas conforme a necessidade de cada organização, podendo ser chamado de:

I. Arquivo Central.

II. Arquivo Secundário.

III. Arquivo Geral.

IV. Arquivo Administrativo.

Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas

Os arquivos de terceira idade devem ser preservados por apresentarem valor para a organização. Quanto aos arquivos pertencentes a esta fase, analise as afirmativas abaixo.

I. Os documentos são preservados definitivamente por apresentam valor secundário para a instituição que os produziu.

II. Os documentos na fase permanente não poderão ser eliminados jamais.

III. Os documentos arquivados permanentemente apresentam valor histórico-cultural para a instituição que os arquivou.

IV. Os documentos arquivados permanentemente poderão ser consultados por terceiros por seu valor histórico.

Assinale a alternativa que apresenta as afirmativas corretas.

Para os documentos em tramitação, mesmo que sem movimentação, podem ser considerados pertencentes ao ciclo de arquivo: Assinale a alternativa correta

O ciclo de vida dos documentos tem a finalidade de classificar os estágios pelos quais passam os documentos dentro de uma organização. Sobre essas etapas, analise as afirmativas abaixo e identifique as respostas falsas (F) e verdadeiras (V).

( ) O arquivo de segunda idade compreende os documentos que não são frequentemente consultados, mas podem ser ainda solicitados, sendo conservados nos locais onde foram produzidos.

( ) O ciclo de vida chamado de arquivo de primeira idade é constituído de documentos consultados frequentemente e conservados em locais de fácil acesso.

( ) O ciclo de vida dos documentos é tratado pelo teoria das três idades, sendo denominada de idade corrente, intervalar e permanente.

( ) O arquivo de terceira idade é constituído por documentos que apresentam valor histórico, arquivados definitivamente no arquivo central.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência com a resposta correta.

Para que a gestão documental seja eficiente e eficaz, entre outras atividades, adota-se uma classificação conhecida como “teoria das três idades”, na qual os arquivos recebem a seguinte denominação:

Com o objetivo de melhor utilizar, guardar e conservar os documentos, faz-se necessário o conhecimento sobre o arquivo, que consiste na reunião de documentos conservados, visando a sua utilização futuramente, podendo, ainda, afirmar que:

Arquivamento é a atividade de guardar os documentos de forma sistemática e organizada para futuras pesquisas, buscas e consultas, e também para a sua organização. Assim, todo arquivo deve apresentar precisão e segurança. Os arquivos públicos podem ser correntes, intermediários e permanentes. Relacione os tipos de arquivo com a característica apropriada, associando a Coluna 1 à Coluna 2.

Coluna 1

1. Correntes.

2. Intermediário.

3. Permanente.

Coluna 2

( )São documentos que aguardam longos prazos de precaução até sua destinação final que é a eliminação ou guarda permanente.

( ) São os documentos em curso, com frequentes pesquisas e consultas, pois atendem às finalidades de sua criação.

( ) São documentos que já cumpriram sua finalidade, porém devem ser preservados para consultas, pesquisas e também pelo seu valor probatório e histórico.

A ordem correta de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é: 

São vantagens de um sistema centralizado de arquivos, EXCETO:

De acordo com o teórico T. R. Schellenberg, os arquivos são classificados de acordo com a idade. Sobre o assunto, assinale a alternativa correta: