Leia o texto a seguir.

“Percebeu-se que, para aprofundar o conhecimento sobre a classificação em arquivos, é necessário estabelecer o significado e uso de importantes conceitos relacionados ao processo classificatório. São eles: classificação, ordenação, arquivamento, codificação e instrumento de classificação.”

SOUSA, Renato T. Barbosa de. In: SANTOS, Vanderlei Batista

dos; INNARELLI, Humberto Celeste; SOUSA, Renato T.

Barbosa. Arquivística: temas contemporâneos: classificação,

preservação digital, gestão do conhecimento. Distrito Federal:

SENAC, 2013. p. 85. (grifo nosso).

Tendo como referência o texto apresentado, relacione a COLUNA II com a COLUNA I, associando o conceito ao seu respectivo significado.

COLUNA I

1. Classificação

2. Ordenação

3. Arquivamento

COLUNA II

( ) Ação intelectual de construir esquemas para agrupar os documentos a partir de princípios estabelecidos.

( ) Forma de disposição dos tipos documentais dentro de divisões estabelecidas no esquema de classificação.

( ) Ação física de colocar os documentos em pastas ou caixas, orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.

Assinale a sequência correta.

Sobre arquivamento de um documento oficial, quando unimos documentos ou processos em caráter definitivo devemos realizar:

O método de arquivamento utilizado para guardar um documento deve considerar as características, identificando o aspecto pelo qual o documento é consultado. De acordo com essa informação, assinale a alternativa correta.

Marta, secretária de escola, está arquivando alguns documentos: prontuários de alunos que solicitaram atestado de escolaridade referente ao ano letivo; históricos escolares em processo de conclusão; livro para solicitação de transferências e livro de protocolo. É correto afirmar que Marta está arquivando esses documentos no arquivo

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade, sendo divido em duas classes: básicos e padronizados. Assim, assinale a alternativa que apresenta um método padronizado de arquivamento:

É considerado como um método de arquivamento básico o

Na organização e na administração dos arquivos, a etapa que cuida do conhecimento da documentação a ser manuseada, para detectar os problemas existentes nos arquivos, é a de

No que se refere a arquivamento, assinale a alternativa correta.

O método de arquivamento alfabético é um dos mais utilizados em empresas públicas e privadas. Nesse método, o elemento principal a ser considerado é o NOME. Utilizando o método alfabético e as regras de alfabetação, ordene de 1 (um) a 5 (cinco) os nomes que seguem:
( ) Pedro Álvares Cabral ( ) Dr. Oswaldo Cruz ( ) Presidente Juscelino Kubitschek ( ) Camilo Castelo Branco ( ) José Maria Dias da Cruz
A ordem CORRETA de preenchimento dos parênteses, de cima para baixo, é:

Tratando-se de guarda de documentos, o método de arquivamento que se refere ao nome de pessoas, de organizações ou de razões sociais, é o método

De acordo com Paes (2004), as atividades dos arquivos correntes distribuem-se em cinco setores distintos, sendo eles: o protocolo, a expedição, o arquivamento, o empréstimo e consulta e a destinação. No arquivamento, que é uma das tarefas de maior importância, pois facilita a recuperação e a disponibilização das informações contidas nos documentos, é necessário a utilização de um método de arquivamento que melhor se adapte à realidade da instituição. Quanto aos métodos, assinale a alternativa INCORRETA.

Dentro do contexto de Arquivamento, analise as afirmativas abaixo e dê valores Verdadeiro (V) ou Falso (F). ( ) “Se os documentos/processos estiverem acondicionados em caixas, deve-se abrir as caixas e retirá-los.” Trata-se de uma rotina de recebimento de documentos para arquivamento. ( ) A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/conteúdo dificultam a recuperação do contexto original da informação e retardam a etapa de avaliação para eliminação, transferência ou recolhimento. ( ) A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos, que são pastas de cartolina (capa de processo) utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas-arquivo, como um encarte. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta de cima para baixo.

Em relação aos sistemas e métodos de arquivamento, assinale a alternativa incorreta.

Sobre os cuidados com arquivos especiais, assinale V para o item verdadeiro e F para o falso.

I. Arquivo de Recorte de Jornal: os recortes de jornais são arquivados, por assunto, podendo-se aplicar qualquer um dos métodos usuais, ou seja, o dicionário, o enciclopédico, ou decimal. Desaconselha-se a colagem do recorte em folhas de papel, a fim de facilitar o processo de microfilmagem, que exige uniformidade de coloração de papéis, bem como melhor aproveitamento dos fotogramas.

II. Arquivo Fotográfico: Segundo orientação de Paes (2002) para se evitar a deterioração pela umidade e acidez, as fotografias devem ser acondicionadas em papel de pH neutro e guardadas em pastas suspensas, com suportes de plástico. Devem ser identificadas pelo mesmo código de assunto ou número de registro dado ao grupo de fotos que contêm e arquivadas pelo código de assunto principal ou em ordem numérica crescente.

III. Arquivo de Catálogo Impresso: Além da correspondência e de outros documentos convencionais, as empresas possuem também impressos e catálogos produzidos ou não por elas, e que devem receber tratamento arquivístico. O arquivamento poderá ser feito por assunto, por nome das firmas ou por artigos referenciados nos catálogos.

IV. Arquivo de fita magnética, filme e disco: Os procedimentos para o arquivamento de fitas áudio e vídeo magnético, filmes e discos, guardadas as particularidades de cada suporte, são muito semelhantes aos aplicados no arquivo fotográfico. Neste caso, o método de arquivamento mais indicado é o numérico simples. Cada rolo de fita ou filme, bem como cada disco, receberá um número de registro que os identificará e localizará no acervo.

A sequência correta de cima para baixo é:

O modo como o usuário consulta os documentos de arquivo gera indicações acerca da melhor forma de organizá-los. Não ocorrendo tal orientação, o modo-padrão de ordená-los é

A posição em que são dispostos fichas e documentos, e não a forma dos móveis, distinguirá os tipos de arquivamento. Sobre o tipo de arquivamento vertical, é correto afirmar.

No método de arquivamento alfabético, as pastas devem ser

Tratando-se de organização de documentos, o arquivamento por ordem cronológica requer que os documentos sejam arquivados por ordem de