Todas as notas fiscais e faturas provenientes dos fornecedores devem ser recebidas pelo serviço de inspeção de recebimento.

Deve-se realizar a análise criteriosa, por meio do método ABC, de todos os pedidos de compras, especialmente os de maior valor monetário.

É necessário projetar, por meio de relatórios, a necessidade de materiais com referência nos levantamentos mensais e semanais e emitir mensalmente o relatório do número de pedidos não utilizados ou superdimensionados buscando evitar sobras e desperdícios.

Em determinadas circunstâncias, têm-se a exigência de um exame completo e preciso dos materiais usados nos processos da empresa, para se conferir se os itens recebidos estão de acordo com as especificações técnicas, desenhos e outras questões passadas aos fornecedores.

O recebimento do item de material é a etapa intermediária entre a compra e o pagamento ao fornecedor. Somente após o recebimento é que o pagamento é autorizado.

O recebimento provisório consiste na entrada dos materiais. Nessa etapa, o recebedor assina no documento fiscal que acompanha o material, apenas para fins de comprovação da data de entrega.

A conferência qualitativa consiste em verificar se a quantidade declarada pelo fornecedor na nota fiscal corresponde àquela efetivamente entregue.

A partir da regularização pode se originar três situações: entrada do material no estoque e liberação do pagamento ao fornecedor; devolução parcial ou total do material ao fornecedor; reclamação junto ao fornecedor, por falta de material.