Todas as alternativas abaixo trazem benefícios de um program...

Vamos analisar a questão sobre os benefícios de um programa de gestão de documentos. A resposta correta é a alternativa D: Maior duplicidade de documentos físicos e digitais.

Um programa de gestão de documentos visa organizar, controlar e facilitar o acesso aos documentos tanto físicos quanto digitais de uma organização. Os benefícios de um programa bem estruturado envolvem eficiência, padronização e facilidade de acesso.

Analisando as alternativas:

A - Obtenção de um sistema de identificação de documentos físicos e digitais:

A obtenção de um sistema de identificação é um dos principais proveitos de um bom programa de gestão de documentos. Ele permite que cada documento seja identificado de maneira única e precisa, evitando perdas e facilitando a recuperação.

B - Padronização dos métodos de arquivamento de documentos físicos e digitais:

A padronização dos métodos de arquivamento é essencial para a consistência na organização e no uso dos documentos. Com padrões claros, todos os usuários do sistema seguem as mesmas diretrizes, o que melhora a eficiência e a facilidade de uso.

C - Maior agilidade nas consultas aos documentos físicos e digitais:

Um dos principais benefícios de um programa de gestão de documentos é a agilidade nas consultas. Com documentos bem organizados e devidamente indexados, localizar e acessar informações se torna muito mais rápido.

D - Maior duplicidade de documentos físicos e digitais:

Esta alternativa apresenta um efeito negativo, pois a duplicidade de documentos significa redundância e confusão, além de ocupar espaço desnecessário e possivelmente gerar inconsistências nas informações. Um bom programa de gestão de documentos busca justamente evitar esse problema, garantindo que cada documento tenha uma única versão oficial e de fácil acesso.

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gab. D

Nas 3 fases da gestão de documentos (Produção, Utilização e Destinação), a primeira fase visa evitar duplicidade de documentos produzidos.

Produção: A produção de documentos trata da elaboração de documentos em função das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve priorizar apenas os documentos fundamentais para a atividade e administração da instituição e deve impedir que haja duplicação e emissão de vias desnecessárias.