Uma empresa deseja instituir um serviço encarregado do rece...
Com base na terminologia da Arquivologia, essa atividade é denominada
- LETRA B -
Protocolo: Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos.
Fonte: Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística
DOS ARQUIVOS:
PASSAM POR 3 ESTÁGIOS DISTINTOS DE ARQUIVAMENTO DE ACORDO COM O USO QUE SE FAZ DOS DOCUMENTOS: CORRENTE, INTERMEDIÁRIO E PERMANENTE.
Letra B - Protocolo
Protocolo:
1) denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registro, distribuição e movimentação dos documentos em curso.
2) denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
3) livro de registro de documentos recebidos e/ou expedidos.
Gabarito B
Acrescentando :
Protocolo : Conjunto de operações visando ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a imediata localização e recuperação. É uma atividade típica da fase corrente, quando os documentos tramitam bastante.
Atividades realizadas pelo Protocolo:
1. Recebimento: Consiste em receber os documentos que entram na instituição ou aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados;
2. Registro: Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado;
3. Autuação: Procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos;
4. Classificação: Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar seus assuntos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição;
5. Expedição/Distribuição: Atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.
Distribuição: É a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria neles tratadas, dentro do próprio órgão.
Expedição: Envio do documento para outro órgão da administração pública.
6. Controle da Movimentação: Consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na sua tramitação.
distribuição e expedição tem uma diferencinha, a primeira é feita dentro do próprio órgão, a segunda é feita para outro órgão da administração pública.AVANTE!!! EU VOU PASSAR
LETRA - B
Protocolo é o conjunto de operações e procedimentos visando ao contrlo dos documentos que ainda tramitam no órgão e realiza as seguintes operações:
1 recebimento
2 registro
3 autuação
4 classificação
5 expedição/ distribuição
6 controle/ movimentação.
ATIVIDADES DO PROTOCOLO
Recebimento:
Inclui a atividade de receber os documentos e efetuar a separação em duas categorias:
· Oficial, que trata de matéria de interesse institucional.
· Particular, que trata de conteúdo de interesse pessoal.
Os documentos oficiais são divididos em ostensivos e sigilosos. Aqueles de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados. No momento da análise, deverá ser verificada a existência de outros registros relacionados ao documento recebido, para se fazer a devida referência. Os documentos de natureza sigilosa e aqueles de natureza particular deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários.
Registro:
Os documentos recebidos pelo protocolo são registrados em formulários ou em sistemas eletrônicos, nos quais serão descritos os dados referentes ao seu número, nome do remetente, data e assunto, espécie, entre outros elementos. Os elementos utilizados para o registro de documentos nos serviços de protocolo são metadados desses documentos.
Autuação:
Após o registro, os documentos são numerados (autuados) conforme sua ordem de chegada ao arquivo. A palavra autuação também significa a criação de processo.
Classificação:
Análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo atribuir a eles códigos. Esta tarefa é executada com o auxílio do plano de classificação, caso a instituição possua esse instrumento.
Distribuição:
Ou movimentação: consiste na entrega dos documentos aos respectivos destinatários. A distribuição é a remessa dos documentos aos setores de trabalho, enquanto que a EXPEDIÇÃO consiste na remessa externa desses documentos.
Tramitação (Controle e movimentação)
A tramitação de um documento dentro de uma instituição depende diretamente se as etapas anteriores foram feitas da forma correta. Se feitas, fica mais fácil, com o auxílio do protocolo, saber sua exata localização, seus dados principais, como data de entrada, setores por que já passou, enfim, acompanhar o desenrolar de suas funções dentro da instituição. Isso agiliza as ações dentro da instituição, acelerando assim, processos que anteriormente encontravam dificuldades, como a não localização de documentos, não se podendo assim, usá-los no sentido de valor probatório, por exemplo.
Segundo o , o Serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos são os setores de protocolo.
As secretarias não são unidades administrativas com relação direta nos serviços de documentação.
Os arquivos corrente, intermediário e permanente são fases da guarda por ondo os documentos transitam, conforme se alteram os seus valores e sua importância.
Gabarito do professor: Letra "B"
[GABARITO: LETRA B]
O protocolo realiza as seguintes atividades :
– Recebimento
– Registro
– Autuação
– Classificação
– Expedição/Distribuição
– Controle/Movimentação
RECEBIMENTO
É a etapa que consiste em receber os documentos que entram na instituição ou ainda aqueles produzidos nos próprios setores do órgão para que sejam formalizados.
REGISTRO
É o procedimento no qual o protocolo cadastra os dados básicos do documento em um sistema de controle (informatizado ou manual). Tais dados serão utilizados quando da localização do documento por parte do interessado.
AUTUAÇÃO
É o procedimento no qual documentos são transformados em processos. Tal operação exige a inserção de capa específica, a numeração das páginas que irão constituir o processo e ainda a atribuição de um número que o identificará. Na prática, esta atividade é conhecida como abertura ou formação de processos.
CLASSIFICAÇÃO
Uma vez recebidos os documentos, o protocolo efetuará análise a fim de identificar os assuntos dos documentos, classificando-os de acordo com os códigos existentes no Plano de Classificação da instituição. Os documentos que, porventura, forem recebidos em envelopes fechados, deverão ser abertos pelo Protocolo, para que seja realizada a classificação dos mesmos, desde que não sejam particulares (documentos não oficiais) ou sigilosos (ultra-secretos, secretos, confidenciais ou reservados). Tais documentos (particulares e sigilosos) deverão ser encaminhados diretamente aos respectivos destinatários, sem a necessidade de registro ou autuação, pois têm acesso restrito. Apenas os destinatários poderão abrir estes documentos. Os documentos de natureza ostensiva (nem sigilosos nem particulares) deverão ser abertos e analisados, classificando-os de acordo com o assunto tratado, antes de serem encaminhados aos seus destinatários.
EXPEDIÇÃO/DISTRIBUIÇÃO
É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário. Distribuição é a remessa dos documentos às unidades responsáveis sobre a matéria nele tratadas, dentro do próprio órgão. Expedição é o envio do documento para outro órgão da administração pública.
CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO (TRAMITAÇÃO)
É a atividade realizada pelo protocolo que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos, de forma a recuperá-lo com rapidez quando necessário, bem como identificar possíveis atrasos na tramitação destes. Tal movimentação é realizada através de sistemas informatizados de protocolo ou de controles manuais (livros ou fichas de protocolo)
GRAN CURSOS.
As secretarias não são unidades administrativas com relação direta nos serviços de documentação.
Os arquivos corrente, intermediário e permanente são fases da guarda por ondo os documentos transitam, conforme se alteram os seus valores e sua importância.
Gabarito do professor: Letra "B"