Considerando as noções de arquivologia, julgue o item.A clas...
A classificação refere-se ao processo de análise da documentação de arquivos, a fim de estabelecer sua destinação, de acordo com seus valores (probatórios informativos ou históricos).
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Gabarito: Errado
A classificação de documentos de arquivo está associada ao processo pelo qual organizamos e identificamos os documentos conforme as atividades que os originaram, determinando o arranjo dos documentos dentro de um sistema de arquivos. Isto é feito com base na estrutura organizacional e nas funções e atividades desenvolvidas pela instituição que produziu ou acumulou esses documentos.
A definição da destinação dos documentos de arquivo, mencionada na questão, relaciona-se, na verdade, com outra etapa do processo de gestão documental conhecida como avaliação documental. Durante a avaliação, os documentos são analisados para determinar seus valores – primário (administrativo, legal, fiscal) e secundário (informativo e histórico) –, o que irá influenciar nas decisões sobre prazos de guarda e na destinação final dos documentos, seja para a eliminação ou para a preservação permanente.
Portanto, a classificação e a avaliação são processos distintos, embora complementares, no âmbito da gestão de documentos de arquivos. A confusão entre essas duas etapas é um erro comum e o motivo pelo qual a afirmativa do enunciado está incorreta.
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A classificação é uma função arquivística que organiza os documentos de arquivo por classes, depois de uma análise feita a partir de um levantamento das funções e atividades de uma organização, ou seja, a classificação de documentos de arquivo é determinada pelas funções e atividades da instituição. Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie/ tipologia documental, natureza do assunto, forma e formato.
3.3. Arquivamento (na fase corrente)
3.3.1. Etapas:
• inspeção – examinar o documento, verificando o último despacho, para se ter certeza de que o
mesmo destina-se ao arquivamento ou se obedecerá a uma outra rotina (ser anexado a outro,
por exemplo).
• análise (estudo, classificação e codificação) – ler com atenção o documento, interpretando-o, a
fim de classificá-lo de forma adequada, colocando também a codificação mais apropriada, as
referências cruzadas necessárias (assuntos correlatos) e verificando a existência de documentos
antecedentes (mesmo assunto e mesma pessoa).
- estudo: leitura para verificação das informações
- classificação: determinar qual código será utilizado
- codificação: são colocados os simbolos para arquivamento
• ordenação – (agrupar os documentos) é a maneira como os documentos estão dispostos, levando-se em conta a
classificação e a codificação adotadas. Torna o arquivamento mais rápido e racionaliza as
tarefas.
• arquivamento (ou guarda) – é a guarda do documento no local designado.
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