Questões da Prova CESPE - 2004 - Polícia Federal - Agente Administrativo
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Para bem ordenar os documentos, o responsável pelo arquivo dispõe de vários métodos, como o geográfico, o alfabético e o numérico-cronológico.
Os funcionários responsáveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuação, o controle da tramitação, a distribuição e a expedição dos documentos sob sua guarda.
Para melhor preservação dos documentos, deve-se guardá-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaços físicos que recebam diretamente a luz solar.
O responsável pela guarda dos documentos nos arquivos correntes não pode emprestá-los a outros setores do próprio órgão; por isso, deverá copiá-los quando houver algum pedido de informação.
Nos arquivos correntes, são guardados os documentos utilizados com muita freqüência pelos funcionários do órgão.