Questões da Prova INSTITUTO PRÓ-MUNICÍPIO - 2015 - ISGH - Recepcionista

Classificar os tipos de arquivo tornou-se crucial nas empresas e instituições, pode ser uma das várias medidas adotadas para facilitar o acesso a informação desejada. A classificação dos tipos pode ser considerada como um filtro, uma forma de otimizar o tempo da busca. Corrente, intermediário e permanente, esses são os três tipos. Analise as definições abaixo e identifique-as: Considere corrente como I, intermediário como II e permanente como III.

( ) De valor histórico ou documental. Tipo de arquivo considerado como morto ou inativo;

( ) Constituído de documentos utilizados frequentemente, geralmente onde foram recebidos ou reproduzidos. Nesta etapa ocorre a análise dos documentos, organização, classificação e em fim o arquivamento;

( ) Documentos que apesar de não serem regularmente utilizados, podem ainda esporadicamente ser necessários para eventuais consultas.

A base para qualquer atendimento é a comunicação. Entre elas, a comunicação não-verbal que também é conhecida como linguagem corporal.

É aquela que se dá sem o uso de palavras e sim com gestos, sinais ou imagens, por exemplo. Sobre comunicação não verbal, assinale V para verdadeira e F para falsa.

( ) Falar expressões como “com licença" e “por favor" são exemplos de comunicação não verbal;

( ) Quando não focamos o olhar, indica que podemos não estar muito a fim da conversa, ou não estamos confortáveis com o tema, ou ainda mentindo. Depende do contexto. Esse é um exemplo de comunicação não verbal;

( ) Movimentos da cabeça: tendem a reforçar e sincronizar a emissão de mensagens;

( ) O sorriso é um dos exemplos de comunicação não verbal.

Entre as características que devem fazer parte do perfil de um(a) Recepcionista, podem-se destacar três: ponderação, empatia e discrição. Identifique a definição correta enumerando a coluna com a opção correspondente.

1. Ponderação;

2. Empatia;

3. Discrição.

( ) Capacidade de compreender o sentimento ou reação da outra pessoa imaginando-se nas mesmas circunstâncias;

( ) Reservado nas palavras ou comportamentos; Que se expressa ou se comporta de maneira reservada;

( ) Característica da pessoa que se comporta com reflexão; Em que há meditação; Atributo de quem possui bom senso; Com prudência e/ou tino.

Devido as necessidades da organização ou empresa, o arquivo faz parte da rotina do(a) Recepcionista. Sobre arquivo, analise as afirmativas abaixo e coloque (V) para a as verdadeiras e (F) para as falsas:

( ) A função básica do arquivo é proporcionar informação precisa e rápida ao usuário; Para isso, a organização e cuidados no armazenamento são medidas indispensáveis;

( ) Arquivar é um ato do presente com visão no futuro, pois posteriormente os documentos retidos e armazenados poderão ser necessários para futuras consultas;

( ) É um aliado à organização e monitoramento dos documentos de uma empresa, traz como benefícios, por exemplo, a adequada organização física, descarte de documentos não mais necessários e preservação de documentos. Podem ser classificados como corrente, intermediária e permanente;

( ) Os tipos de arquivo podem ser classificados em três: 1ª idade , 2ª idade e 3ª idade.