Questões de Concurso Sobre avaliação de documentos em arquivologia

Leia o cenário a seguir, considerando o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

Benedito é arquivista e trabalha no arquivo central do Instituto de Ciências Exatas e Biológicas (ICEB) da UFOP, responsável pela custódia dos documentos na fase intermediária e permanente da unidade. Na primeira semana de janeiro de 2024, tendo em vista o término do segundo semestre letivo de 2023, os secretários do Programa de Pós-Graduação em Química (PPGQUIM), do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Computação (PPGCC) e do Programa de Pós-Graduação em Ciências Biológicas (PPG-CBIOL) encaminharam para o arquivo, acompanhados dos termos de transferências e de listagens descritivas, os seguintes documentos originais, devidamente acondicionados identificados:

• Dois projetos pedagógicos do PPGQUIM. O primeiro datado de 2015 e com as seguintes informações na capa no processo: “Aprovado no Conselho em 27/09/2015, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2016” e “Vigente até o segundo semestre de 2023”. O segundo com seguinte informação na capa do processo: “Aprovado no Conselho em 22/11/2023, passa a vigorar a partir do primeiro semestre de 2024.”
• Cinco processos de credenciamento para orientação no PPGC, sendo dois de docentes da linha de pesquisa Química de Substâncias Biologicamente Ativas e três de docentes da linha de pesquisa Síntese Inorgânica e Catálise. Os cinco processos contêm a seguinte informação registrada na capa: “Credenciamento aprovado na Reunião do Colegiado de 15/11/2003. Vigência: 02 anos.”
• A Resolução da reitoria homologando a criação do PPG-CBIOL, cuja data é 10/03/1994.

Benedito devolveu todos os documentos aos devidos secretários, pois detectou equívocos.



Considerando o cenário e o trecho da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos apresentados anteriormente, analise as justificativas a seguir.

I. Benedito devolveu os dois projetos pedagógicos para a Secretaria do PPGQUIM, porque ambos ainda estão na fase corrente e não devem ser transferidos ao arquivo intermediário.
II. Benedito devolveu os 5 processos de credenciamento para orientação para a Secretaria do PPGC, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e os documentos em questão devem ser recolhidos ao arquivo permanente.
III. Benedito devolveu a Resolução para a Secretaria do PPG-CBIOL, porque o termo de transferência deve ser substituído pelo termo de recolhimento, e a Resolução deve ser recolhida ao arquivo permanente.

Estão incorretas as justificativas

Para o processo de avaliação de documentos de arquivo dois fatores são fundamentais. São eles:

A sobrecarga de espaço físico é um problema comum no meio organizacional. Neste sentido são utilizadas técnicas de destruição de documentos que cumpriram sua função ou sua validade já foi extinta tornando-se obsoletos. Assinale a alternativa correspondente a este procedimento.

Sobre a avaliação de documentos, assinale a alternativa INCORRETA:

A Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo estabelece os prazos de guarda e a destinação final dos documentos produzidos e recebidos pelo município no âmbito de suas funções e atividades. Sobre o tema, assinale a alternativa INCORRETA: