A estrutura básica de uma tabela de temporalidade deve, necessariamente, contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação final - eliminação ou guarda permanente -, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
O programa de gestão de documentos, quando implantado em um ministério, por exemplo, permite o desenvolvimento de uma série de atividades arquivísticas, exceto a de avaliação, que são próprias do arquivo permanente.