Questões de Concurso Público TCE-ES 2013 para Analista Administrativo - Arquivologia

A principal funcionalidade do SIGAD é a capacidade de reconhecer, sistematizar e registrar informações sobre arquivos, com vistas, obrigatoriamente, ao controle físico e intelectual e à automação de fluxos de trabalho.

A implementação do SIGAD depende, fundamentalmente, da estruturação do sistema a partir de um determinado conjunto de softwares integrados, processados por computador, em substituição ao programa convencional de gestão arquivística de documentos.

Para conferir credibilidade à produção e à manutenção de documentos arquivísticos, o SIGAD estrutura-se em rotinas e métodos de arquivamento compatíveis entre si, que permitem controlar os documentos por meio de registros, listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento.

Entre os requisitos que caracterizam um SIGAD está a gestão dos documentos a partir do plano de classificação, para que seja mantida a relação orgânica entre os documentos e garantida a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos.

O SIGAD especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos, exclusivamente para sistemas de gerenciamento de documentos digitais.

Permitir apenas um elemento identificador para cada classe do plano de classificação; devendo-se optar por um código alfanumérico ou um termo de identificação, devido à impossibilidade de se utilizarem ambos na mesma aplicação.

Prever a navegação na estrutura do plano de classificação por meio de uma interface gráfica, de modo a possibilitar a consulta a partir de qualquer atributo ou combinação de atributos.

Impedir a eliminação de uma classe em que haja documentos classificados; a exclusão da classe somente poderá ocorrer após a reclassificação, o recolhimento ou a eliminação dos documentos nela contidos, e exclusão dos respectivos metadados.

Impedir o deslocamento de uma classe para outro ponto do plano de classificação, caso nesta tenham sido incluídos subclasses, grupos, subgrupos e documentos.

Prever procedimentos para juntada, por anexação ou apensação, nos processos, adequando-se à legislação específica na devida esfera e no âmbito de competência.